ひさしぶりのブログ。
先週の金曜日に朝会で、発注している制作会社の
担当者からもらったメールの内容について共有した。
朝の忙しい時間にわざわざ時間をとってこの
メールを社員のみんなに見てもらったのは
それだけ重要だと判断したから。
そのメールの内容は制作会社の担当者が
「無し」とか「正しい」とかその方の主観で判断し
クライアントの要望でこちらが指示していることを
反映していなかった。
作り手の意見はとてもありがたいしそれが必要だと
思ったらクライアントにも提案する。
けど、なぜか作り手ありきの意見。
それには納得できなかった。
でもこの担当者の方は本当によく対応してくれて
いるしスキルも高い。何度もお会いしたことも
あるのでこの内容が本心でないことは十分わかって
いる。
で、このメールを社員に見てもらい、
「どう思う？」と聞いた。
すると、
「言い方が断定しているのでよくない」
「クライアントの意見を反映すべき」
といった意見がでた。
つぎに、僕が返信した文章を見てもらう。
すると、
「確かにこれぐらいは書いたほうが良いかも」
「僕はそんな気持ちにはならなかったので別の
言い回しで書きます」
などなど。
でもみんなにメールの内容を共有して気づいてほしかったことは
別にある。制作会社の担当者からもらったメールの
意見を聞きたかったわけではない。
それは、
①、人によってメールの内容の捉え方が違う
僕のそのメールの捉え方と社員の捉え方は
違った。
これは普段、その担当者とやりとりを行っていないということも
あるかもしれない。
でも、
「表現一つで人によって捉え方が変わる」
ということを伝えたかった。
不快になる人もいればそうでない人もいる。
メール一つで相手の感情が変わるということ。
②、重要なことや、相手につたえずらいことは必ず電話をする
ついついメールで済ませてしまうこともあるが、微妙な表現や
あとで問題になりそうなことはメールをし必ず電話をしたほうが
良い。
メールだとどうしても冷たくなってしまうが電話だと声のトーンで
相手への伝わり方が変わる。
今回のメールでも
「無し」「正しい」とかを、電話で話せば「こうしたほうが良いと思いますが
いかがですか？」と言えば何も問題はないしこちらも、「そうですね」と
なる。
履歴を残す意味でメールは重要だが電話でフォローしないと
誤解を生むこともある。
また別件で社員が僕に変わってクライアントにメールした
内容についても共有。
そのメールは、用件だけ伝えて、よろしくお願いします。という内容。
別にこれは悪くはないが、受け取った側の立場でそのメールを
みたらそっけないな。と僕は思う。
だから上記の①②の話をしてこういう場合は
「谷口の変わりにメールさせていただきました」
「御社のお役に立てるよう努力させていただきます」
などの一文があるだけで相手には気持ちが伝わる。
メールは用件を伝えるものとしては最適だが、その人の
内面や真意までは伝えることができない。
だからメール1本送るにしても相手の気持ちを考え
誰が見ても相手を不快にさせないようにする必要がある。
メール一つでも
「やってやりすぎることはない」
人によって捉え方が変わるという事実があるなら全ての方への
メールをしっかり書かなければいけない。
メールの怖さを改めて感じたのでみんなに共有した。
前職では当たり前のように、やっていたこういうことも
今まで働いてきた環境が違う人が集まると自分の常識が
他の人の常識ではないことが多い。
会社として方向性を定め、進んでいくにはこういったことも
共有しながら社内のルールを明確にする必要がある。
※今日は、仕事が終わらないし、体がめちゃくちゃ重かったので
サッカーをお休みしました。
クリークのみなさんごめんなさい。。。
来週の大一番には万全の体調で臨みます。
でも、以外と僕のブログを見てくれているのでびっくりです。
昨日の飲み会も良い雰囲気で本当にいいチームだと思います。
「類は友を呼ぶ」という言葉がぴったしのチームです！
